Datenschutzerklärung

Michael Niemann
Richard-Wagner-Weg 6, 21423 Winsen (Luhe)
E-Mail: team@maulauf.com

Diese Anwendung („Maulauf – Frag was!“) ermöglicht Beschäftigten und Mitgliedern, ihrem jeweiligen Gremium anonym Fragen, Ideen, Anmerkungen, Probleme oder Beschwerden mitzuteilen, Hinweise zu festen Themen zu hinterlassen und über Beiträge abzustimmen. Datenschutz und Anonymität stehen dabei im Mittelpunkt.

Das Produktivsystem wird auf eigener Server-Infrastruktur bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland (Europäische Union), betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. Zeitpunkt, angeforderte Seite und technische Browsermerkmale). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). IP-Adressen werden von Maulauf nicht gespeichert: Zugriffsprotokolle des Proxys sind deaktiviert, und die Anwendungs- und Container-Protokolle enthalten keine IP-Adressen oder sonstigen Identifikationsmerkmale der Besucher. Technische Protokolldateien werden automatisch rotiert (maximal 10 MB je Datei, maximal 3 Dateien) und danach überschrieben.

Übermittelte Beiträge bestehen aus einer Kategorie und einem Freitext. Sie sind bewusst anonym konzipiert; wir bitten, keine Namen oder erkennbaren Details anzugeben. Das gilt auch für den dauerhaften „Kummerbriefkasten“ des jeweiligen Gremiums. Vor der Veröffentlichung prüft das jeweilige Gremium jeden Beitrag und entfernt gegebenenfalls persönliche Angaben. Abgelehnte Beiträge verbleiben zur Dokumentation im System und werden nicht veröffentlicht.

Für Abstimmungen wird ein zufälliges Geräte-Token erzeugt und ausschließlich als Einweg-Hash (SHA-256 mit zusätzlichem Geheimwert) gespeichert. IP-Adressen, Namen oder andere Identifikationsmerkmale werden dabei nicht gespeichert – der Hash ist nicht auf eine Person zurückführbar. Pro Gerät und Beitrag ist eine Stimme möglich.

Über den Bereich des jeweiligen Gremiums können anonyme Umfragen durchgeführt werden. Die Teilnahme erfolgt wie bei Abstimmungen über einen zufälligen Geräte-Token, von dem nur ein nicht rückführbarer Einweg-Hash gespeichert wird. Es werden keine Namen, IP-Adressen oder sonstigen Identifikationsmerkmale gespeichert. Antworten können bis zum Ende der Umfrage geändert werden. Nach Abschluss werden ausschließlich aggregierte Ergebnisse veröffentlicht – niemals Einzelstimmen.

Ein Gremium kann feste Themen mit eigener Überschrift, kurzer Beschreibung und eigenem QR-Code anlegen. Über den QR-Code können Teilnehmer zu genau diesem Thema anonyme Hinweise oder Anmerkungen (Freitext) hinterlassen. Gespeichert werden der Hinweis, ein Zeitstempel sowie der Einweg-Hash eines zufälligen Geräte-Tokens (wie unter 5.); Namen, IP-Adressen oder sonstige Identifikationsmerkmale werden nicht gespeichert. Hinweise erscheinen erst nach Freigabe durch das Gremium öffentlich; abgelehnte Hinweise verbleiben zur Dokumentation und können vom Gremium gelöscht werden. Antworten des Gremiums werden mit Zeitstempel angezeigt.

Für Mitglieder der Gremien bestehen Zugangskonten (Anzeigename, Login-E-Mail und Passwort-Hash). Die Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und der sicheren Zugangssteuerung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Passwörter werden nicht im Klartext, sondern ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert.

Über das Formular „Eigenen Bereich beantragen“ werden Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Bereichsname und eine optionale Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung der Anfrage). Die Daten werden nur zur Bearbeitung der Anfrage verwendet und werden nach der Entscheidung drei Monate lang zur Dokumentation aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht.

Neben einer kostenlosen Standard-Version (1 Versammlung, 1 Umfrage mit 1 Frage, 1 Thema) bieten wir ein kostenpflichtiges Abo (monatlich oder jährlich kündbar) mit allen Funktionen an. Ohne Abo entstehen keine Kosten und es erfolgt keine automatische Abbuchung. Erst wenn ein Abo ausdrücklich abgeschlossen wird, verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, bzw. verbundene Unternehmen) die dafür erforderlichen Daten (u. a. Name, Zahlungs- und Rechnungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe. Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummern).

Die Plattform-Administration hat bewusst keinen Zugriff auf die Gremium-Bereiche (kein stellvertretender Zugang zu Dashboards, keine inhaltliche Einsichtnahme). Beiträge sind gegenüber dem jeweiligen Gremium und der Öffentlichkeit anonym – es werden keine IP-Adressen oder Kontodaten mit ihnen verknüpft. Sichtung, Freigabe und Löschung von Inhalten erfolgen ausschließlich durch das jeweilige Gremium selbst, das dafür die alleinige Verantwortung trägt; der Betreiber prüft Inhalte nicht und greift in die Moderation nicht ein. Eine vollständige technische Kenntnisnahme von Daten durch den Betreiber ist nicht auszuschließen (z. B. Datenbanksicherungen, Fehlerbehebung). Sie erfolgt nur anlassbezogen, insbesondere (a) zur technischen Wartung und Fehlerbehebung, (b) zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und (c) zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen (z. B. Löschverlangen). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Eine inhaltliche Überwachung findet nicht statt. Wer ein Gremium anlegt, bestätigt, für dessen Inhalte verantwortlich zu sein.

Das Produktivsystem verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in der Europäischen Union: Hosting und Datenbank bei der Hetzner Online GmbH (Helsinki, Finnland), E-Mail-Versand über die IONOS SE (Deutschland) sowie Zahlungs- und Abonnementabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Eine Verarbeitung des Produktivsystems in den USA findet nicht statt. Soweit verbundene Unternehmen von Stripe außerhalb der EU einbezogen werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln von Stripe.

Optionale interne Betreiber-Benachrichtigungen über den Messenger-Dienst Telegram enthalten keine personenbezogenen Daten: übermittelt werden ausschließlich der Ereignistyp (z. B. „Neue Anfrage“) und eine technische Kennung des Bereichs – keine Namen, keine Kontaktdaten, keine Nachrichteninhalte. Personenbezogene Daten werden dabei nicht verarbeitet, sodass keine Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und keine Drittlandübermittlung personenbezogener Daten stattfindet.

Beiträge und Abstimmungshashes werden so lange gespeichert, wie der jeweilige Bereich besteht. Mitgliederkonten bestehen so lange, bis das Konto entfernt wird. Gremien-Anfragen werden drei Monate nach der Entscheidung automatisch gelöscht. Umfragen und ihre anonymen Stimmen werden gelöscht, wenn die Umfrage entfernt wird. Abo-/Zahlungsdaten werden gespeichert, solange das Abo besteht, und danach entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Lokale Datenbanksicherungen werden grundsätzlich sieben Tage, Sicherungen im EU-S3-Speicher grundsätzlich 31 Tage aufbewahrt und anschließend automatisiert gelöscht.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu einfach an die oben genannte Kontaktadresse.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, zuständig.